Polityka prywatności

1. Najważniejsza informacja o kalkulatorze

Kalkulator i formularz służą do przygotowania orientacyjnej wyceny oraz przesłania zapytania. Samo obliczenie ceny, dodanie zdjęć ani kliknięcie przycisku wysyłającego formularz nie zawiera umowy o sprzątanie, nie rezerwuje terminu i nie tworzy obowiązku zapłaty. Zakres, ostateczna cena i termin są potwierdzane indywidualnie przed zawarciem umowy.

2. Administrator danych

Administratorem danych jest osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną pod marką Sprzątamy Białystok: Kamil Półkośnik, adres do doręczeń: ul. Kołłątaja 75/61, 15-774 Białystok.

We wszystkich sprawach dotyczących danych można skontaktować się pod adresem e-mail: sprzatamybialystok@gmail.com lub telefonicznie: +48 600 469 129.

3. Jakie dane zbieramy

• dane kontaktowe podane w formularzu, w szczególności imię, numer telefonu i opcjonalnie e-mail;
• informacje potrzebne do wyceny: rodzaj i metraż przestrzeni, zakres prac, poziom zabrudzenia, wybrane dodatki, preferowany termin oraz treść wiadomości;
• miejscowość, kod pocztowy, dokładny adres realizacji, a po użyciu mapy także współrzędne wskazanego punktu i obliczona odległość dojazdu;
• przesłane zdjęcia i informacje, które są na nich widoczne;
• dane techniczne niezbędne do bezpieczeństwa serwisu, takie jak adres IP, czas żądania, informacje o przeglądarce i zdarzenia błędów;
• po wyrażeniu zgody — zbiorcze zdarzenia first-party, takie jak wyświetlenie podstrony, rozpoczęcie lub ukończenie kalkulatora i wysłanie formularza; zapisujemy wyłącznie znormalizowaną ścieżkę bez parametrów oraz ograniczone informacje o rodzaju usługi lub etapie — bez cookies, identyfikatora użytkownika, sesji i treści formularza; adres IP może być sprawdzony chwilowo w celu ograniczenia nadużyć, ale nie trafia do rekordu analitycznego;
• po włączeniu funkcji bloga i dodaniu komentarza lub reakcji: imię albo pseudonim i treść komentarza, wybraną reakcję oraz losowy identyfikator przeglądarki przechowywany w pamięci lokalnej.

Dane formularza pochodzą bezpośrednio od osoby korzystającej z serwisu, natomiast dane techniczne powstają automatycznie podczas korzystania ze strony, a zdarzenia analityczne dopiero po wyrażeniu zgody. Pola wymagane są oznaczone w formularzu. Bez imienia, telefonu i danych niezbędnych do określenia miejsca oraz zakresu prac nie będziemy mogli obsłużyć zapytania. Zdjęcia są dobrowolne, chyba że przy wybranym rodzaju zlecenia formularz wyraźnie wskazuje, że są konieczne do rzetelnej wyceny.

4. Cele i podstawy prawne

• Wycena i kontakt przed umową — dane, adres oraz zdjęcia przetwarzamy, aby na Twoje żądanie przygotować wycenę, odpowiedzieć i uzgodnić warunki (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Obsługa zapytania nie jest oparta na zgodzie marketingowej.
• Realizacja uzgodnionej usługi — po zawarciu umowy przetwarzamy dane niezbędne do jej wykonania (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dane osoby kontaktowej klienta firmowego możemy przetwarzać w prawnie uzasadnionym interesie polegającym na obsłudze zlecenia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Rozliczenia i obowiązki prawne — dane z dokumentów sprzedaży i ewidencji przechowujemy na podstawie obowiązujących przepisów podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Bezpieczeństwo i roszczenia — ograniczamy nadużycia, zabezpieczamy serwis oraz ustalamy, dochodzimy lub bronimy roszczeń w prawnie uzasadnionym interesie administratora i użytkowników (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Zbiorcza analityka first-party — mierzymy działanie podstron i etapy kalkulatora, aby wykrywać problemy oraz poprawiać serwis, wyłącznie po dobrowolnym włączeniu kategorii analitycznej (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zdarzenia nie pozwalają nam rozpoznać konkretnej osoby ani śledzić jej między wizytami. Zgodę można cofnąć w każdej chwili w ustawieniach prywatności.
• Mapa i obliczenie trasy — zewnętrzne kafelki OpenStreetMap wyświetlamy po odrębnej zgodzie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Natomiast adres przekazujemy do geokodowania i obliczenia trasy dopiero po świadomym użyciu odpowiedniego przycisku albo po wysłaniu formularza, aby przygotować wycenę na żądanie użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Komentarze i reakcje — wykonujemy bezpłatną usługę elektroniczną na żądanie użytkownika, moderujemy treści i zapobiegamy wielokrotnemu głosowaniu (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO). Zaakceptowany komentarz wraz z podanym imieniem lub pseudonimem jest publiczny.

Serwis nie wykorzystuje danych z zapytań do newslettera ani marketingu innych spraw bez odrębnej, dobrowolnej zgody. Nie korzystamy obecnie z Google Analytics, Meta Pixel ani innych narzędzi reklamowych lub profilujących.

5. Zdjęcia do wyceny

Zdjęcie wnętrza może ujawniać wizerunek osoby, dokument, korespondencję, ekran urządzenia, stan zdrowia lub inne prywatne informacje. Przed wysłaniem usuń z kadru ludzi, dokumenty, fotografie rodzinne, tablice rejestracyjne i przedmioty niezwiązane z wyceną. Nie wysyłaj danych szczególnych kategorii ani zdjęć osób, jeżeli nie masz prawa ich przekazać.

Zdjęcia są przechowywane w prywatnym zasobie. Operator otrzymuje dostęp przez czasowo ważne odnośniki, a pliki nie są publikowane. Wykorzystanie zdjęć w galerii, reklamie lub mediach społecznościowych wymaga osobnego, konkretnego uzgodnienia — wysłanie zdjęcia do wyceny nie jest zgodą na publikację.

Przed wysłaniem obsługiwany obraz jest ponownie kodowany w przeglądarce do JPEG, otrzymuje neutralną nazwę i traci metadane, takie jak EXIF lub współrzędne GPS. Jeżeli przeglądarka nie potrafi bezpiecznie przetworzyć danego formatu, plik nie zostanie przyjęty i formularz poprosi o wersję JPEG.

6. Mapa i dokładny adres

Adres realizacji służy wyłącznie do wyceny dojazdu, sprawdzenia obszaru działania i wykonania uzgodnionej usługi. Kafelki mapy OpenStreetMap są pobierane dopiero po wyrażeniu odrębnej zgody na zewnętrzną mapę; ich dostawca może wtedy otrzymać adres IP i podstawowe dane techniczne żądania. Bez tej zgody w miejscu mapy pozostaje informacja, ale nadal można wpisać dokładny adres i świadomie użyć przycisku sprawdzającego dojazd. Współrzędne są zapisywane po wskazaniu lub przeciągnięciu pinezki albo po sprawdzeniu adresu.

Po sprawdzeniu dojazdu albo wysłaniu formularza dane trafiają najpierw do naszego serwera, który może przekazać adres do usługi geokodowania Nominatim oraz współrzędne do usługi wyznaczania trasy OSRM. Służy to przybliżeniu mapy, uzupełnieniu adresu i obliczeniu odległości od punktu wyjazdu. Publiczne instancje tych usług mogą prowadzić techniczne logi zgodnie z własnymi zasadami. Informacje o OpenStreetMap i prywatności znajdziesz w polityce OpenStreetMap Foundation. Jeżeli nie chcesz wyświetlać mapy, możesz obliczyć trasę po wpisaniu adresu albo skontaktować się bezpośrednio i podać miejscowość potrzebną do wstępnej wyceny.

7. Odbiorcy danych i dostawcy technologii

W zwykłym toku obsługi zapytań dostęp do danych ma wyłącznie Kamil Półkośnik. Dane mogą być ponadto przetwarzane przez dostawców, którym są potrzebne do wskazanego celu:

• Lovable — hosting aplikacji i serwerowa wysyłka powiadomień e-mail;
• Supabase — prywatna baza danych, uwierzytelnianie administratora i magazyn zdjęć;
• Google Gmail — dwie skrzynki używane do odbioru zapytań;
• OpenStreetMap Foundation oraz dostawca skonfigurowanej instancji Nominatim lub OSRM — odpowiednio kafelki mapy, geokodowanie i wyznaczenie trasy;
• księgowy, prawnik, ubezpieczyciel lub uprawniony organ, jeśli jest to niezbędne albo wymagane prawem.

Nie sprzedajemy danych. Niektórzy dostawcy technologii mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku transfer odbywa się wyłącznie z zastosowaniem mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO, np. decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych. Informację o właściwym mechanizmie dla konkretnego dostawcy można uzyskać, kontaktując się z administratorem.

8. Jak długo przechowujemy dane

Wskazane okresy określają moment zakwalifikowania danych do usunięcia lub anonimizacji. Operacja techniczna następuje przy najbliższym cyklu retencji uruchamianym w panelu, a w przypadku skrzynki pocztowej — podczas najbliższego przeglądu wykonywanego co najmniej raz w miesiącu.

• zapytanie, które nie doprowadziło do zawarcia umowy — kwalifikujemy do usunięcia po 90 dni od ostatniego kontaktu; okres obejmuje dane w bazie, prywatnym magazynie zdjęć i skrzynce odbiorczej; retencja bazy i magazynu jest uruchamiana automatycznie przy korzystaniu z panelu oraz ręcznie przez administratora, a odpowiadające wiadomości w skrzynce są usuwane w ramach procedury ręcznej;
• zdjęcia związane z wykonaną usługą — kwalifikujemy do usunięcia po 90 dniach od jej zakończenia, chyba że wcześniej zażądasz usunięcia albo plik jest potrzebny do rozpatrzenia reklamacji lub obrony roszczeń;
• pozostałe dane z przyjętego zlecenia — przez okres realizacji, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń; dokumenty rozliczeniowe przez okres wymagany przepisami;
• opublikowany komentarz — do czasu usunięcia artykułu lub uwzględnienia uzasadnionego żądania autora; komentarz oczekujący lub odrzucony kwalifikujemy do usunięcia po 90 dniach od wysłania albo decyzji moderatora;
• skrót identyfikatora przy komentarzu — jest używany przez 1 godzinę potrzebną do limitu antyspamowego, a podczas najbliższego cyklu retencji zostaje zastąpiony wartością niepowiązaną z odwiedzającym; skrót używany do głosu kwalifikujemy do usunięcia po 24 miesiącach od ostatniej aktywności; identyfikator w przeglądarce usuwamy po cofnięciu zgody na funkcje bloga, a po wygaśnięciu zapisanej decyzji — przy kolejnym otwarciu serwisu; można go też usunąć przez wyczyszczenie danych witryny;
• standardowe logi bezpieczeństwa kwalifikujemy do usunięcia po 30 dniach, chyba że zapis dotyczy incydentu albo nadużycia wymagającego dłuższego wyjaśnienia.
• zbiorcze zdarzenia analityczne first-party — kwalifikujemy do usunięcia po 30 dniach; starsze rekordy są usuwane podczas zapisu kolejnych zdarzeń albo cyklu retencji.
• wyniki geokodowania adresu mogą pozostawać do 24 godzin w ograniczonej, ulotnej pamięci podręcznej serwera, a wynik trasy używany przez kalkulator do 15 minut; cache nie służy do śledzenia użytkownika i znika także przy restarcie instancji.

Dane usuwane z bieżących systemów mogą pozostać w zabezpieczonych kopiach zapasowych do czasu ich planowej rotacji; w tym czasie nie są wykorzystywane do innych celów.

9. Cookies i pamięć przeglądarki

Serwis nie używa obecnie reklamowych cookies ani zewnętrznego systemu profilowania. Używamy poniższych kategorii pamięci przeglądarki i funkcji sieciowych:

• Niezbędne — pamięć lokalna pod kluczem sprzatamy_privacy_preferences przechowuje wybrane kategorie, wersję ustawień oraz datę decyzji i wygaśnięcia. Decyzja jest ważna maksymalnie 180 dni. Ten zapis jest konieczny, aby zapamiętać i respektować wybór, również odmowę funkcji opcjonalnych.
• Mapa OpenStreetMap — po odrębnej zgodzie przeglądarka może pobierać zewnętrzne kafelki mapy. Zgoda na mapę nie włącza funkcji bloga ani analityki.
• Funkcje bloga — po odrębnej zgodzie oraz oddaniu głosu lub wysłaniu komentarza zapisujemy losowy identyfikator pod kluczem sprzatamy_blog_visitor_id. Po stronie serwera pozostaje jego jednokierunkowy skrót, używany do rozpoznania własnego głosu i ograniczenia nadużyć; identyfikator nie zawiera imienia, telefonu ani e-maila.
• Analityczne — po zgodzie wysyłamy ograniczone zdarzenia first-party opisane powyżej. Analityka nie dodaje własnego identyfikatora, nie zapisuje dodatkowego klucza na urządzeniu i nie śledzi użytkownika między wizytami; sam wybór tej kategorii znajduje się w zapisie niezbędnym.

Panel administracyjny może używać pamięci przeglądarki niezbędnej do bezpiecznej sesji Supabase i zapamiętania ostatniego dziennego uruchomienia retencji. Dotyczy to wyłącznie administratora po wejściu do panelu /admin, a nie zwykłych odwiedzających.

Ustawienia można zmienić w każdej chwili przyciskiem „Ustawienia prywatności” w stopce. Cofnięcie zgody na analitykę zatrzymuje kolejne zdarzenia, cofnięcie zgody na mapę natychmiast ją ukrywa, a cofnięcie zgody na funkcje bloga usuwa jego identyfikator z pamięci lokalnej. Nie wpływa to na zgodność przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody.

10. Twoje prawa

W zależności od podstawy i okoliczności przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania;
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody;
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na jej podstawie, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem.

Aby skorzystać z prawa, napisz na sprzatamybialystok@gmail.com. Możemy poprosić o informacje pozwalające bezpiecznie potwierdzić, że żądanie pochodzi od właściwej osoby. Masz również prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych — dane kontaktowe są dostępne na uodo.gov.pl.

Dane nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany ani do profilowania. Kalkulator wykonuje jedynie jawne obliczenia na podstawie wybranych opcji, a wynik pozostaje wyceną orientacyjną.

11. Aktualizacje polityki

Polityka może zostać zaktualizowana po zmianie funkcji serwisu, dostawców albo przepisów. Nowa wersja będzie publikowana na tej stronie z datą aktualizacji. Zmiana polityki nie powoduje wykorzystania wcześniej zebranych danych w nowym, niezgodnym celu bez właściwej podstawy prawnej.